1. Bakgrund
Crafoordska stiftelsen värnar om din personliga integritet. Vi har därför tagit fram denna integritetspolicy som beskriver hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter. Integritetspolicyn beskriver också vilka rättigheter du har gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande.
All vår behandling av dina personuppgifter sker i enlighet med vår integritetspolicy och gällande lagstiftning avseende dataskydd, t.ex. dataskyddsförordningen (EU) 2016/679. Vi ber dig att noggrant läsa igenom integritetspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.
2. Personuppgiftsansvarig
Crafoordska stiftelsen, org.nr 845001-0668, Malmövägen 8, 222 25 Lund, crafoord@crafoord.se, 046 – 38 58 80, är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker avseende dina personuppgifter enligt denna policy.
Om du har några frågor kring integritets- och dataskydd eller vår policy är du varmt välkommen att kontakta oss. Det gör du enklast genom att skicka e-post till crafoord@crafoord.se.
3. Vem omfattas av integritetspolicyn?
Den här integritetspolicyn beskriver hur vi behandlar personuppgifter om
- sökanden av bidrag från stiftelsen och kontaktpersoner för sökanden som inte är fysiska personer samt övriga personer som omfattas av sådana ansökningar,
- stiftelsens existerande eller potentiella avtalsparter, såsom leverantörer och samarbetspartners, samt kontaktpersoner för sådana avtalsparter som inte är fysiska personer,
- besökare på vår hemsida,
- mottagare av informationsutskick; samt
- övriga som på något sätt interagerar med oss.
4. Hur samlar vi in personuppgifter?
- Information från dig
Vi samlar huvudsakligen in personuppgifter direkt eller indirekt från dig på olika sätt, både online och off-line. Det kan till exempel vara- när du eller en organisation som du är kontaktperson för ansöker om bidrag från oss,
- när vi i övrigt ingår, administrerar eller utför avtal,
- när vi träffas vid möten, evenemang, seminarier, mässor, etc.,
- när du registrerar dig som mottagare av vårt informationsutskick,
- när du deltar och registrerar dig för att delta i våra evenemang,
- när du interagerar på våra sociala medier eller besöker vår hemsida,
- när du deltar i våra undersökningar,
- när du kontaktar oss via e-post, brev, telefon eller personligen, eller
- när du på något annat sätt interagerar med oss.
- Information från andra källor
Vi kan även komma att samla in personuppgifter från följande källor:- sökanden av bidrag från stiftelsen,
- andra personer knutna till den aktör som du är kontaktperson för, samt
- webbplatser som ägs av den aktör som du är kontaktperson för.
5. Vilka personuppgifter behandlar vi?
De personuppgifter som vi kan komma att behandla om dig kan vara:
- Identitetsinformation, såsom personnummer, födelsedatum, namn, initialer, signatur, kopia av pass eller annan identitetshandling, etc.
- Kontaktinformation, såväl personlig som professionell, såsom postadress, telefonnummer, mobiltelefonnummer, e-postadress, huvudman, arbetsgivare, titel, yrkesroll, arbetsplats, uppgift om kontaktperson hos oss, kontaktuppgifter till huvudman eller arbetsgivare, etc.
- Ansöknings- och projektinformation, dvs. information i bidrags- och projektärenden, såsom uppgifter om akademisk titel, universitets- eller högskoletillhörighet, yrke, anställningar och forskningsvistelser, publicerade vetenskapliga publikationer, examen, utbildning och andra meriter, projekt och budget, deltagande i ytterligare projektansökan, referensnummer, förvaltande huvudman, kostnader, begäran om förlängning av dispositionsrätt (sjukskrivning, föräldraledighet och rekryteringshinder), resultatredovisning, etc.
- Bilder, som du delar med dig av till oss eller som vi tar med ditt samtycke, t.ex. av bidragsmottagare.
- Ekonomisk information, såsom uppgifter om fakturaadress, referensperson och annan faktureringsinformation, faktureringshistorik, betalningspåminnelser, kostnader och kostnadsspecifikationer, kontouppgifter och annan utbetalningsinformation, betalningshistorik, etc.
- System- och enhetsinformation, t.ex. IP-adress, språkinställningar, webbläsare, webbläsarinställningar, tidzon, operativsystem, plattform, skärmupplösning, responstid, nedladdningsfel, din geografiska placering, etc.
- Trafik- och användningsinformation, till exempel vilka länkar du klickar på och när, adressen till webbplatsen som du anlände från, vilka informationsutskick du tagit emot och öppnat, etc.
Därutöver kan vi komma att behandla andra kategorier av personuppgifter som lämnas av dig eller den aktör för vilken du är kontaktperson.
Vi behandlar endast ditt personnummer om och i den utsträckning det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl.
6. Vad gör vi med din information och hur länge sparar vi den?
6.1 Ändamålen med vår behandling av dina personuppgifter och rättslig grund
Här nedan har vi sammanställt våra olika ändamål med vår behandling av dina personuppgifter, de kategorier av personuppgifter som respektive behandling avser, den rättsliga grunden för behandlingen samt hur länge vi sparar dina personuppgifter:
Ändamål | Personuppgifter | Laglig grund | Bevarandetid |
---|---|---|---|
Bidragsärenden | |||
Administrera, granska och fatta beslut i bidragsärenden samt tillvarata och uppfylla våra rättigheter och skyldigheter i samband därmed | Identitetsinformation Kontaktinformation Ansöknings- och projektinformation Ekonomisk information Övriga uppgifter som lämnas av dig eller sökande | Intresseavvägning | Uppgifterna sparas tills vidare under ansökningsprocessen. Om ansökan inte beviljas sparas uppgifterna i högst sex månader från vårt beslut i ärendet för ändamålet att vi ska kunna granska, kontrollera och följa upp vårt beslut samt hantera eventuella synpunkter på vårt beslut. Såväl beviljade som icke beviljade ansökningar tillsammans med våra beslut och våra beslutsmotiveringar sparas i högst fem år från vårt beslut i ärendet för ändamålet att vi ska kunna genomföra professionella granskningar av bidragsärenden och kunna granska tidigare ärenden i samband med ny ansökan från samma sökande eller annan som är berörd av ärendet. Begränsad identitetsinformation, kontaktinformation samt ansöknings- och projektinformation sparas därutöver tills vidare för ytterligare behandling för vetenskapliga och historiska forskningsändamål samt statistiska ändamål. |
Administration, utbetalning, kontroll och uppföljning av beviljade bidrag samt tillvarata och uppfylla våra rättigheter och skyldigheter i samband därmed | Identitetsinformation Kontaktinformation Ansöknings- och projektinformation Ekonomisk information Övriga kategorier av personuppgifter som lämnas av dig eller sökande | Intresseavvägning | Uppgifterna sparas så länge som det finns en redovisningsskyldighet avseende ett beviljat bidrag eller så länge som bidragsärendet på annat sätt fortlöper eller den längre tid som påkallas av ärendets natur och därefter i högst tre månader. Begränsad identitetsinformation, kontaktinformation samt ansöknings- och projektinformation sparas därutöver tills vidare för ytterligare behandling för vetenskapliga och historiska forskningsändamål samt statistiska ändamål. |
Övriga behandlingar | |||
Interagera med dig och den aktör för vilken du är kontaktperson | Identitetsinformation Kontaktinformation Övriga kategorier av personuppgifter som lämnas av dig eller den aktör för vilken du är kontaktperson |
Om du är en avtalspart:
I övrigt: |
Om du är en avtalspart:
I övrigt: |
Hantera vårt avtalsförhållande och utföra vårt avtal samt tillvarata våra rättigheter | Identitetsinformation Kontaktinformation Ekonomisk information Uppgifter avseende vårt avtalsförhållande Övriga kategorier av personuppgifter som lämnas av dig eller den aktör för vilken du är kontaktperson |
Om du är vår avtalspart:
Om du är en kontaktperson för vår avtalspart: | Tills vidare under vårt avtalsförhållande och därefter så länge som det finns några utestående rättigheter eller skyldigheter som följer av vårt avtalsförhållande. Därefter sparas uppgifterna i upp till ett år för att kunna hantera eventuella anspråk eller andra rättsliga åtgärder med anledning av avtalsförhållandet eller under en sådan längre tid som en eventuell längre reklamationsfrist gäller enligt vårt avtal. |
Tillhandahålla, optimera och samla in besöksstatistik från vår webbplats www.crafoord.se T.ex. för att hantera webbplatsen och din tillgång till den, optimera din användning och upplevelse av webbplatsen och säkerställa att innehåll presenteras effektivt för dig samt samla in statistik, t.ex. med hjälp av Google Analytics i syfte att förbättra vår webbplats. | Kontaktinformation System- och enhetsinformation Trafik- och användningsinformation |
Nödvändiga cookies
Övriga cookies |
Generellt
Om den legala grunden är ditt samtycke |
Informera om vår verksamhet och beviljade bidrag | Identitetsinformation Kontaktinformation Ansöknings- och projektinformation Bilder Uppgifter om deltagande i evenemang Uppgifter om särskilda matpreferenser Övriga kategorier av personuppgifter som lämnas av dig eller sökande | Intresseavvägning |
Allmänt
Särskilt om register för informationsutskick
Särskilt om uppgifter om särskilda matpreferenser
Särskilt om uppgifter i register över personer som avanmält sig från våra utskick |
Bokförings- och redovisningsändamål | Identitetsinformation Kontaktinformation Ansöknings- och projektinformation Ekonomisk information Uppgifter avseende vårt avtalsförhållande (om tillämpligt) Övriga kategorier av personuppgifter som lämnas av dig eller den aktör för vilken du är kontaktperson | Rättslig förpliktelse | Nödvändiga uppgifter sparas i sju år i syfte att uppfylla den lagstadgade lagringstiden avseende bokföring. |
Faktureringsändamål och kundfordringsindrivning | Identitetsinformation Kontaktinformation Ansöknings- och projektinformation Ekonomisk information | Om du är vår avtalspart: Om du är en kontaktperson för vår avtalspart: | Tills vidare under vårt avtalsförhållande och därefter så länge som det finns några utestående rättigheter eller skyldigheter som följer av vårt avtalsförhållande. Därefter sparas uppgifterna i upp till ett år för att kunna hantera eventuella anspråk eller andra rättsliga åtgärder med anledning av avtalsförhållandet eller under en sådan längre tid som en eventuell längre reklamationsfrist gäller enligt vårt avtal. |
Utveckling och analys av vår verksamhet | Ansöknings- och projektinformation Ekonomisk information | Intresseavvägning |
Om det finns ett bidragsärende
Om det finns ett avtalsförhållande
Därefter |
Följa tillämplig lagstiftning och andra rättsliga förpliktelser | Identitetsinformation Kontaktinformation Ansöknings- och projektinformation Ekonomisk information Uppgifter avseende vårt avtalsförhållande (om tillämpligt) Övriga kategorier av personuppgifter som lämnas av dig eller den aktör för vilken du är kontaktperson | Rättslig förpliktelse | Under den bevarandetid som från tid till annan stadgas i respektive tillämplig rättslig förpliktelse. |
6.2 Om du väljer att inte lämna vissa personuppgifter till oss?
Du är inte skyldig att lämna personuppgifter till oss förutom när så följer av lag. Men om du väljer att inte göra det eller begränsar vår rätt att behandla dina uppgifter kan det t.ex. medföra att vi inte kan hantera eller bevilja din ansökan om bidrag, behandla din ansökan om jobb hos oss eller inte uppfylla ett avtal vi har med dig.
6.3 Hur har vi utfört vår intresseavvägning?
Vi behandlar vissa av dina personuppgifter med stöd av den rättsliga grunden intresseavvägning. Det innebär att vi efter en intresseavvägning har ansett att vår behandling är nödvändig för det aktuella ändamålet och att vi har ett berättigat intresse av att utföra behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter. Vårt berättigade intresse motsvaras av själva ändamålet med respektive behandling.
Vi anser inte att vår behandling av dina personuppgifter är till din nackdel. Vi använder din information endast på sätt som du kan förstå och rimligen förvänta dig och som har en minimal påverkan på din integritet eller där det finns en övertygande motivering för behandlingen. Du har rätt att invända mot behandling som baseras på våra berättigade intressen. Om du vill invända mot en behandling, vänligen kontakta oss genom att skicka ett e-postmeddelande till crafoord@crafoord.se.
6.4 Hur du återkallar ditt samtycke
En begränsad del av vår behandling av dina personuppgifter kan komma att grunda sig på ditt samtycke.
Du har rätt att när du vill återkalla ditt samtycke till vår behandling av dina personuppgifter om vår behandling baseras på ditt samtycke. Om du vill utnyttja denna rätt och återkalla ditt samtycke, vänligen kontakta oss genom att skicka ett e-postmeddelande till crafoord@crafoord.se.
Om du återkallar ditt samtycke påverkar det inte lagligheten av den behandling som vi utfört baserat på ditt samtycke innan detta återkallas.
6.5 Om du inte vill ta del av information om vår verksamhet och beviljade anslag från oss
Som framgår av listan ovan under punkt 6.1, kan vi komma att behandla dina personuppgifter för att bjuda in dig till våra evenemang och kommunicera relevant information till dig om vår verksamhet och beviljade anslag, etc. Om du inte vill ta emot sådana inbjudningar eller sådan information, vänligen kontakta oss genom skicka ett epostmeddelande till crafoord@crafoord.se.
6.6 Cookies
Vi samlar även in vissa personuppgifter via cookies som loggar hur du använder vår webbplats. Du hittar mer information om hur vi använder oss av cookies i vår cookiepolicy.
7. Vem lämnar vi ut din information till?
Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till utvalda tredje parter i enlighet med vad som sägs nedan. All sådan utlämning sker inom ramen för respektive ändamål som angetts under avsnitt 6 ovan och med stöd av den lagliga grund som angetts för respektive ändamål.
Vid ett utlämnande vidtar vi alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå. Alla tredje parter som behandlar dina personuppgifter för vår räkning är bundna av personuppgiftsbiträdesavtal med föreskrift bl.a. om att sådan tredje part ska följa våra instruktioner, vidta de åtgärder vi anser nödvändiga, iaktta tystnadsplikt samt respektera denna Integritetspolicy.
Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till följande kategorier av mottagare:
(a) vår personal;
(b) externa granskare, som på uppdrag av oss granskar ansökningar om bidrag inom stiftelsens olika utlysningsområden;
(c) tredje part som utför tjänster åt oss, t.ex. IT-tjänster, banktjänster, juridiska tjänster, bokföringstjänster, teknisk support, tester, undersökningar, etc., och andra leverantörer, underleverantörer, och samarbetsparters;
(d) andra stiftelser som vi samarbetar med;
(e) vår ansvarsförsäkringsgivare, vår mäklare av ansvarsförsäkring, ombud vi eller sådan ansvarsförsäkringsgivare anlitat, Kronofogdemyndigheten, inkassoföretag, domstol, skiljenämnd eller vår motpart eller dess ombud eller annan i den utsträckning det är nödvändigt för att tillvarata våra rättsliga intressen;
(f) annan tredje part om det annars är nödvändigt för att vi skall fullgöra lagstadgad skyldighet eller efterkomma myndighetsbeslut eller beslut av domstol;
(g) forskare eller annan tredje part som utför forskning eller statistisk verksamhet för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål; eller
(h) annan tredje part då det särskilt överenskommits mellan oss och dig eller den aktör som du är kontaktperson för.
8. Hur skyddar vi din information?
Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi har därför vidtagit de lämpliga legala, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som behövs för att säkerställa dina rättigheter och friheter samt skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, användning, förändring och radering. Vi har antagit en IT-policy som gäller för all vår personal och som reglerar hur vi använder våra informationssystem. All vår behandling av dina personuppgifter sker i enlighet med från tid till annan gällande personuppgifts- och dataskyddslagstiftning.
Vi har vidtagit särskilda åtgärder för att se till att principen om uppgiftsminimering iakttas när vi behandlar dina personuppgifter för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål. Vi kan komma att använda oss av pseudonymisering, under förutsättning att dessa ändamål kan uppfyllas på det sättet. När dessa ändamål kan uppfyllas genom vidare behandling av uppgifter som inte medger eller inte längre medger identifiering av dig kommer vi att uppfylla dessa på det sättet.
9. Var behandlar vi din information?
Vårt mål är att behandla all din information inom EU/EES. I vissa situationer kan dock dina personuppgifter komma att överföras till och behandlas av en leverantör, underleverantör eller annan samarbetspartner med säte i ett land utanför EU/EES.
Om vi avser att genomföra en sådan överföring till ett tredje land kommer vi att informera dig om överföringen innan den genomförs. Om du har några frågor angående en överföring, vänligen kontakta oss via kontaktuppgifterna i vår policy.
All sådan överföring och behandling kommer att ske i enlighet med tillämplig lagstiftning och vi kommer att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.
10. Dina rättigheter
- Rätt till tillgång och till information
Du har rätt att få en bekräftelse på om personuppgifter som rör dig håller på att behandlas av oss och i så fall få tillgång till personuppgifterna.
Vi kommer att tillhandahålla en kopia (ett registerutdrag) av de personuppgifter som är under behandling. För eventuella ytterligare kopior som du begär kan vi komma att ta ut en rimlig avgift baserat på våra administrativa kostnader. Om du gör begäran i elektronisk form kommer vi att tillhandahålla informationen i ett elektroniskt format som är allmänt använt, om du inte begär något annat. - Rätt till rättelse
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig själv rättade av oss. Du har också rätt att, med beaktande av ändamålet med behandlingen, komplettera ofullständiga personuppgifter. - Rätt till radering (”rätten att bli bortglömd”)
Du har rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter och vi är skyldiga att radera dina personuppgifter i vissa fall, t.ex. om:- uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de behandlats för,
- behandlingen baseras på ditt samtycke och du återkallar ditt samtycke (och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen),
- behandlingen baseras på vårt berättigade intresse och du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl som väger tyngre,
- uppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt, eller
- uppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse, etc.
Det kan finnas orsaker som gör att vi inte omedelbart kan radera samtliga uppgifter om dig. Vår fortsatta behandling av dina uppgifter kan bl.a. vara nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling av dina personuppgifter, t.ex. bokförings- och skattelagstiftning, eller för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk. I sådant fall blockerar vi den information som inte omedelbart kunnat raderas från att kunna användas till andra syften än de som motiverat att uppgifterna inte omedelbart kunnat raderas.
- Rätt till begränsning av behandling
Du har rätt att i vissa fall begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att dina uppgifter markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften.
Rätten till begränsning gäller bland annat när du bestritt dina uppgifters korrekthet, under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera om uppgifterna är korrekta, och när du invänt mot behandling som vi efter en intresseavvägning baserat på våra berättigade intressen, i väntan på kontroll av om våra berättigade skäl väger tyngre än dina. - Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter som rör dig och som du har tillhandahållit oss i ett strukturerat, allmänt och maskinläsbart format. Du har rätt överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan att vi hindrar detta.
Om förutsättningarna för dataportabilitet i övrigt är uppfyllda har du rätt till överföring av dina personuppgifter direkt från oss till en annan personuppgiftsansvarig, om det är tekniskt möjligt. - Rätt att göra invändningar
Du har i vissa fall rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter, av skäl som hänför sig till din specifika situation.
Du har rätt att när som helst göra invändningar mot vår behandling av dina personuppgifter som sker med stöd av den rättsliga grunden ”intresseavvägning”. Du har också rätt att när som helst göra invändningar mot vår behandling av dina personuppgifter som sker för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål.
Om du gör en invändning får vi inte längre behandla dina personuppgifter om vi inte kan påvisa avgörande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direkt marknadsföring. Om du gör en sådan invändning får vi inte längre behandla dina uppgifter för sådana ändamål. - Rätt att invända mot automatiserat beslutsfattande (inbegripet profilering)
Du har rätt att, med vissa undantag, inte bli föremål för beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inbegripet profilering, vilket har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig. - Klagomål
Om du anser att vi behandlar uppgifter om dig i strid med dataskyddsförordningen har du rätt att inge klagomål till Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet. - Utnyttja dina rättigheter
Om du vill utnyttja någon av dina rättigheter gör du det enklast genom att kontakta oss på crafoord@crafoord.se. För att skydda din integritet och dina personuppgifter kan vi komma att kräva att du identifierar dig i anslutning till vår assistans.
Vår integritetspolicy uppdaterades senast den 11 december 2020